"Wij houden lokale voorraad aan" beschrijft een magazijn, geen commerciële afspraak. De vraag die telt, is wie eigenaar is van het materiaal, wanneer eigendom en risico overgaan, en wie de gevolgen draagt als het verbruik lager blijkt dan geprognosticeerd. Er zijn vier gangbare antwoorden.
In dit artikel
Ex works: vanaf de poort is het uw eigendom
De eenvoudigste en per ton de goedkoopste formule. U koopt een volle lading, neemt het eigendom over aan de poort van de producent en draagt vanaf daar alles: vracht, transportrisico, douane- en invoerverplichtingen, opslag, en de voorraad op uw balans tot ze verbruikt is.
Het is de juiste structuur voor stabiele kwaliteiten met een hoog volume, waar een volle lading een zinvolle hoeveelheid is. Het is de verkeerde structuur voor alles wat u traag verbruikt, want elf maanden voorraad is geen besparing.
Afroep: één keer besteld, in tranches vrijgegeven
U verbindt zich tot een totale hoeveelheid tegen een afgesproken prijs en neemt die in tranches af over een bepaalde periode. De leverancier plant productie en vracht rond die verbintenis; u krijgt prijszekerheid en kleinere leveringen zonder elke keer opnieuw te onderhandelen.
Het werkkapitaal blijft grotendeels bij de leverancier tot elke vrijgave. De keerzijde is de verbintenis zelf: een niet-verbruikt saldo aan het einde van de periode is meestal uw probleem, dus het totaal moet vertrekken van een realistische prognose en niet van een optimistische.
Consignatie: hun voorraad, uw site
Het materiaal ligt fysiek in uw fabriek, maar blijft eigendom van de leverancier tot u het afneemt. U krijgt beschikbaarheid zonder levertijd en zonder voorraad in uw boeken; zij krijgen een positie die moeilijk te verdringen is.
Of het werkt of mislukt, zit in de details:
- Wanneer gaat het eigendom over — bij de fysieke afname, of bij een periodieke afrekening?
- Wie verzekert het zolang het op uw site staat, en wie draagt het verlies als het daar beschadigd of gecontamineerd raakt?
- Wat is de afrekeningscyclus, en wat gebeurt er met afwijkingen?
- Wat is de exit — als u de kwaliteit niet langer gebruikt, wie neemt de restvoorraad over en tegen welke prijs?
Consignatie zonder schriftelijke exitclausule is precies waar de discussies ontstaan.
VMI: zij zijn eigenaar en zij plannen
VMI (vendor-managed inventory) gaat een stap verder: de leverancier is eigenaar van de voorraad en is er ook verantwoordelijk voor om die binnen afgesproken minimum- en maximumniveaus te houden, op basis van uw verbruiksgegevens. U plaatst geen bestellingen meer voor die kwaliteit.
Van de vier modellen verschuift dit het meeste werkkapitaal en de meeste planningsinspanning, en het vraagt het meeste vertrouwen en de strengste datadiscipline. Het past bij een stabiel, continu verbruik van een kwaliteit die u jaren zult gebruiken — niet bij een portefeuille ontwikkelingsmaterialen.
Kiezen per kwaliteit
De fout bestaat erin één model als bedrijfsbeleid te kiezen. Een werkbare verdeling:
- Twee of drie grootste volumes, stabiel, met tweede bron, in de EU geproduceerd → ex works, direct.
- Aanzienlijk volume, prijsgevoelig, voorspelbaar → afroepcontract.
- Productiekritisch, kan niet wachten, gemiddeld volume → consignatie of lokale voorraad bij de leverancier.
- Continu, matuur, relatie met veel vertrouwen → VMI.
- Ontwikkeling, long tail, ingevoerd, één enkele bron → uit lokale voorraad bij een distributeur, in herverpakte eenheden.
Leg vervolgens het omslagpunt vast. Een kwaliteit die van ontwikkeling naar volume doorgroeit, moet bewust van model veranderen, in plaats van tien jaar op een dure route te blijven omdat het zo begonnen is.
Beschikbaarheid een prijs geven
Om de modellen eerlijk te vergelijken hebt u drie cijfers nodig die de meeste organisaties niet bij de hand hebben: uw kapitaalkost, de kost van een uur ongeplande stilstand op de betrokken lijn, en uw realistische prognosefout op die kwaliteit.
Met die cijfers is beschikbaarheid geen kwestie van voorkeur meer. De premie die u zou mogen betalen voor voorraad bij de leverancier wordt begrensd door het werkkapitaal dat ze uitspaart plus de verwachte kost van de stockbreuken die ze voorkomt. Onder dat bedrag betaalt u ze. Erboven houdt u de voorraad zelf aan en aanvaardt u het risico met kennis van zaken.
Beide antwoorden zijn verdedigbaar. Wat niet verdedigbaar is, is tussen beide kiezen op basis van de prijs per ton alleen.
